Cases

Achtergrond
Goesten en Opdam Financieel Adviseurs, een vooraanstaand adviesbureau in de tuinbouwsector, kwam enkele jaren geleden bij ons met een specifieke behoefte: ze wilden hun boekhoudsysteem migreren van AccountView naar Exact Online, met behoud van alle bestaande data en functionaliteiten.


Uitdagingen en oplossingen

  • Migratie van accountView naar Exact Online

Uitdaging: Het overzetten van alle historische en huidige data van AccountView naar Exact Online zonder verlies van informatie of functionaliteit.

Oplossing: Onze overstapsoftware zorgde voor een migratie van alle data. We hebben uitgebreide tests uitgevoerd om te garanderen dat alle gegevens correct en volledig zijn overgedragen. Hierdoor kon Goesten en Opdam direct aan de slag met Exact Online zonder onderbrekingen in hun bedrijfsvoering.

  • Omzetting van de tuinbouw monitor

Uitdaging: Goesten en Opdam had een gespecialiseerde Tuinbouw Monitor ontwikkeld in Excel, gekoppeld aan AccountView via een Excel Plugin. Deze monitor moest opnieuw worden opgebouwd om te werken met Exact Online, met verbeterde prestaties.

Oplossing: Met behulp van onze Excel Analyse plugin hebben wij de Tuinbouw Monitor verbetert en gekoppeld aan Exact Online. De vernieuwde monitor biedt niet alleen dezelfde functionaliteiten als voorheen, maar werkt nu ook sneller.

  • Automatisering van kasstatenverwerking

Uitdaging: Iedere maand ontvangen ze kasstaten van hun cliënten die handmatig gecontroleerd en ingevoerd moesten worden in Exact Online, wat een tijdrovend proces was.

Oplossing: We hebben de kasstatenverwerking geautomatiseerd met onze Exact Import tool. Na controle kunnen de kasstaten nu met één druk op de knop in Exact Online worden geplaatst. Dit heeft de verwerkingstijd drastisch verminderd en de efficiëntie verhoogd.

Resultaten

  • Efficiënte data migratie: De overstap naar Exact Online verliep soepel zonder verlies van data, waardoor Goesten en Opdam zonder onderbreking hun werkzaamheden konden voortzetten.
  • Verbeterde prestatie: De vernieuwde Tuinbouw Monitor werkt sneller en efficiënter dan de vorige versie, wat leidt tot tijdsbesparing en betere inzichten.
  • Automatisering en efficiëntie: De geautomatiseerde kasstatenverwerking heeft de tijd en moeite die nodig waren voor maandelijkse verwerkingen aanzienlijk verminderd, wat resulteert in een efficiënter gebruik van middelen.

Gebruikte producten

  • Overstapsoftware: Voor de naadloze migratie van AccountView naar Exact Online.
  • Excel Analyse: Voor de herontwikkeling en prestatieverbetering van de Tuinbouw Monitor.
  • Exact Import: Voor de automatisering van de kasstatenverwerking.

Case Study: UNP Accountants & Adviseurs – Naadloze overgang naar Exact Online onder Moore MKW

Achtergrond
UNP Accountants & Adviseurs, gespecialiseerd in franchiseboekhouding voor een specifieke branche, werd recentelijk onderdeel van Moore MKW. Met meer dan 250 administraties onder hun beheer, stonden ze voor de uitdaging om over te stappen van AccountView naar Exact Online, met behoud van al hun waardevolle data.

Uitdagingen en oplossingen

Migratie naar Exact Online
Uitdaging: UNP wilde overstappen naar Exact Online zonder verlies van hun uitgebreide dataset.
Oplossing: Met onze overstapsoftware hebben we een naadloze migratie uitgevoerd, waarbij meer dan 250 administraties met succes werden overgezet naar Exact Online, zonder enige onderbreking in hun bedrijfsvoering.

Verbetering van Excel Rapportages voor franchisenemers
Uitdaging: UNP had bestaande Excel-rapportages voor hun franchisenemers die ze wilden behouden en verbeteren.
Oplossing: We hebben de Excel-rapportages aangepast en geïntegreerd met hun gegevens in Exact Online, waardoor de franchisenemers nog steeds toegang hebben tot nauwkeurige en up-to-date rapportages die hen helpen bij het beheren van hun financiën.

Automatisering van journaalposten voor franchisenemers
Uitdaging: Franchisenemers ontvingen meerdere keren per maand journaalposten van de franchisegever, wat een tijdrovend proces was om handmatig te verwerken.
Oplossing: We hebben een geavanceerde Excel-sheet ontwikkeld die alle boekingen van de franchisegever inleest en automatisch klaarzet in het exacte formaat. Met één druk op de knop worden deze boekingen vervolgens in alle Exact-administraties van de franchisenemers verwerkt, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd.

Gebruikte producten

  • Overstapsoftware: Voor een succesvolle migratie van AccountView naar Exact Online.
  • Exact Analyse: Voor het verbeteren en integreren van Excel-rapportages met Exact Online.
  • Exact Import: Voor het automatiseren van journaalposten voor franchisenemers.

 

Conclusie
Dankzij de implementatie van onze oplossingen heeft UNP Accountants & Adviseurs een soepele overgang naar Exact Online kunnen realiseren, met behoud van al hun waardevolle data en functionaliteiten. Bovendien hebben we hun processen geoptimaliseerd en geautomatiseerd, waardoor ze efficiënter kunnen werken en meer tijd kunnen besteden aan het leveren van hoogwaardige diensten aan hun klanten binnen de franchisebranche.

Achtergrond
Als curators van een groot faillissement stonden we voor de uitdaging om de boekhouding vanuit Microsoft Dynamics AX over te zetten naar Exact Online. Dit was essentieel om de Microsoft-Cloud omgeving te kunnen sluiten en het faillissement op een geordende manier af te handelen.

Uitdagingen en oplossingen

  • Migratie van boekhouding

Uitdaging: De boekhouding was oorspronkelijk gevestigd in Microsoft Dynamics AX, wat een naadloze overgang naar Exact Online bemoeilijkte.

Oplossing: Met onze overstapsoftware hebben we een gestroomlijnd migratieproces uitgevoerd, waarbij alle relevante gegevens en transacties veilig en nauwkeurig werden overgezet naar Exact Online. Dit zorgde ervoor dat de curator toegang had tot alle benodigde financiële informatie zonder afhankelijk te zijn van de Microsoft-Cloud omgeving.

Gebruikte producten

  • Overstapsoftware: Voor een veilige en efficiënte migratie van de boekhouding van Microsoft Dynamics AX naar Exact Online.

Achtergrond
Het Verwey-Jonker Instituut voert onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek uit naar actuele maatschappelijke vraagstukken. Om de projectleiders te ondersteunen en het management in staat te stellen de voortgang van alle projecten eenvoudig te analyseren, hebben we op maat gemaakte online rapportagetools ontwikkeld.

Uitdagingen en oplossingen

  • Projectrapportage voor projectleiders

Uitdaging: Projectleiders hadden behoefte aan een overzichtelijke tool om alle aspecten van een project bij elkaar te hebben.

Oplossing: We hebben een online rapportagetool ontwikkeld met Exact Power BI, waarmee projectleiders gemakkelijk toegang hebben tot alle relevante informatie over hun projecten, inclusief budgetten, planningen, mijlpalen en meer. Dit stelt hen in staat om de voortgang van hun projecten effectief te monitoren en bij te sturen waar nodig.

  • Voortgangsoverzichten voor management

Uitdaging: Het management had behoefte aan overzichtelijke rapporten om de voortgang van alle projecten in één oogopslag te kunnen analyseren.

Oplossing: Met Exact Rapportage hebben we aangepaste overzichten gemaakt die het management in staat stellen om de voortgang van alle projecten eenvoudig te analyseren. Deze rapporten bevatten belangrijke KPI’s, trends en analyses, waardoor het management snel inzicht krijgt in de prestaties van alle projecten en tijdig kan ingrijpen indien nodig.

Gebruikte producten

  • Exact Power BI: Voor het ontwikkelen van online rapportagetools voor projectleiders.
  • Exact Rapportage: Voor het creëren van overzichten en analyses voor het management.

Achtergrond
XITE is een toonaangevend platform dat kijkers voorziet van hoogwaardige muziekvideo’s via interactieve televisie-apps en live televisiekanalen. Om hun operationele processen te verbeteren en een goede cashflow planning mogelijk te maken, zochten ze naar oplossingen binnen Exact Online.

Uitdagingen en oplossingen

  • Inzage in Exact Online data voor cashflow planning

Uitdaging: XITE had behoefte aan inzage in al hun Exact Online data om een goede cashflow planning te kunnen maken.

Oplossing: Met behulp van Exact Power BI en Exact Rapportage hebben we XITE voorzien van krachtige tools om inzicht te krijgen in hun financiële gegevens. Hiermee konden ze nauwkeurige cashflow prognoses maken en hun financiële planning optimaliseren.

  • Consolidatie van meerdere administraties

Uitdaging: XITE had te maken met meerdere administraties die geconsolideerd moesten worden voor een beter overzicht van hun financiële situatie.

Oplossing: Met Exact Analyse hebben we XITE geholpen bij het consolideren van hun meerdere administraties, waardoor ze een uniform beeld kregen van hun financiële prestaties en kostenstructuur.

  • Inlezen van journaalposten over meerdere administraties Heen

Uitdaging: XITE wilde journaalposten over meerdere administraties heen kunnen inlezen voor een efficiëntere boekhouding.

Oplossing: Met Exact Import hebben we een geautomatiseerd proces opgezet om journaalposten over meerdere administraties heen in te lezen, waardoor XITE tijd en moeite bespaarde en de kans op fouten verminderde.

  • Zelf opzetten van Power BI

Uitdaging: XITE wilde zelf hun Power BI-rapportages opzetten om snel inzicht te krijgen in hun data.

Oplossing: We hebben XITE voorzien van training en ondersteuning om zelfstandig Power BI-rapportages op te zetten met behulp van Exact Power BI, waardoor ze flexibiliteit en controle kregen over hun data-analyse processen.

Gebruikte producten

  • Exact Power BI: Voor het maken van krachtige Power BI-rapportages.
  • Exact Rapportage: Voor gedetailleerde rapportages en analyses van Exact Online data.
  • Exact Import: Voor geautomatiseerd inlezen van journaalposten over meerdere administraties.
  • Exact Analyse: Voor consolidatie van meerdere administraties en diepgaande analyses.

Achtergrond
Untill, een toonaangevend bedrijf op het gebied van kassasystemen, streeft naar het optimaliseren van bars en horecagelegenheden met hun geavanceerde Untill Kassa-oplossingen. In samenwerking met Untill hebben we een naadloze integratie tot stand gebracht tussen hun eigen CRM-systeem en Exact Online, met als doel het automatiseren van de dagelijkse verkoopjournaalposten.

Uitdagingen en oplossingen

  • Automatisering van verkoopjournaalposten

Uitdaging: Untill wilde dagelijks verkoopjournaalposten klaarzetten vanuit hun eigen CRM-systeem en deze automatisch laten inlezen in Exact Online.

Oplossing: Met behulp van onze Exact Import-tool hebben we een geautomatiseerd proces opgezet om de dagelijkse verkoopjournaalposten vanuit het Untill CRM-systeem iedere nacht automatisch in te lezen in Exact Online. Dit elimineert handmatige handelingen en minimaliseert de kans op fouten, waardoor de financiële processen efficiënter verlopen.

Gebruikte producten

  • Exact Import: Voor het automatisch inlezen van dagelijkse verkoopjournaalposten vanuit het Untill CRM-systeem in Exact Online.