FAQ

Wat is het verschil tussen Excel Controller en Solution BI.

Excel Controller is bedoelt voor:

  • Analyses, bijzondere opstellingen 
  • Controles
  • Ad hoc vraagstukken
  • En als u data dient te die u nog verder in excel gaat bewerken.

Solution BI is bedoelt voor u dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse rapportages die u opstelt met als doel om deze te delen met andere mensen in uw organisatie.

Inloggen SolutionBI

De Excel Controller Solution BI website maakt gebruik van een 2FA (two factor authentication), dat wil zeggen dat het inloggen bestaat uit twee stappen; een gebruikersnaam + wachtwoord en een authenticator van Google of Microsoft. 

Eerste keer inloggen

Bij de eerste inloggen klik [Ik ben mijn wachtwoord kwijt].

Vul vervolgens uw email adres in,

dit is het email adres waarmee de Excel Controller bij ons geregisteerd is.  En ga naar uw email en check als de email niet aankomt ook altijd in de spam map.

Ga terug naar de Solution BI websites (https://solutionbi.nl) en klik op “Ik wil inloggen met een token”.


Vul de meegestuurde token in en klik op inloggen

Vul een wachtwoord (2x) in.

Ga naar de Solution BI websites (https://solutionbi.nl) en klik op “Ik wil inloggen met een token”.

Vul de meegestuurde token in en klik op inloggen

Vul een wachtwoord (2x) in.

Vervolgens opnieuw inloggen met het hierboven ingevulde wachtwoord.

Gebruik Authenticator (Microsoft of Google). Selecteer toevoegen, scan de QR code en gebruik de numerieke code voor het inloggen (Submit Query).

De gebruiker is nu ingelogd en onderstaande menubalk is zichtbaar

Normaal inloggen

Bij normaal inloggen gebruikt de gebruiker zijn account + wachtwoord.

Vervolgens gaat de gebruiker naar de Authenticator (die bij de eerste keer gebruikt is), zoekt naar ‘SolutionBI’, vul de code in en klik op ‘Submit Query’.

Uitloggen

Rechts-bovenaan klik op ‘Account’ en vervolgens op ‘Uitloggen’.

De menubalk van SolutionBI heeft de volgende opties:

  • Synchroniseer: Selecteer administraties, die bijgewerkt moeten worden met de laatste
    mutaties in Exact Online.
  • PowerBIReport: Toegang tot standaard en eventuele maatwerk PowerBI rapporten.
  • Reporting: Toegang tot standaard en eventuele maatwerk klassieke management rapporten.
  • ReportingText: Hier kunnen toelichtingen gegeven worden voor de tussentijdse rapportage en de dashboards.
  • PowerApps: Toegang tot maatwerk in Power Apps.
  • Grootboeken: Coderen van uw grootboek met de standaard codering van Excel Controller.
  • Collega’s: Geef collega’s toegang tot de SolutionBI portal.

Hieronder worden de pagina’s apart besproken.

In de database van de Excel Controller worden alle opgehaalde gegevens bewaard. Hierdoor kunnen
wij complete en volledige overzichten en rapporten maken. Wanneer de organisatie wijzigingen
aanbrengt bij de administratie(s) in Exact Online, kan de gebruiker hier deze laatste mutaties
ophalen, zodat het overzicht weer compleet is. Meer informatie over het synchronisatieproces staat
in de bijlage aan het eind van dit document.
Selecteer alle administraties, waarvan de laatste mutaties opgehaald moeten worden. Klik
vervolgens op ‘Synchronisatie verzoek indienen’.

LET OP: Het synchronisatieproces is een asynchroon proces, dat wil zeggen dat vele processen
gelijktijdig kunnen plaatsvinden. Controleer eerst of het verzoek voor synchronisatie van een
administratie afgerond is, voordat opnieuw een verzoek voor synchronisatie van dezelfde
administratie opnieuw gedaan wordt.
De status van het synchronisatie proces is te zien wanneer de  ‘Synchroniseer’ pagina opnieuw
geselecteerd wordt. Wanneer een synchronisatieproces nog bezig is, staat hier

Gebruikers van de module Power BI vinden hier de Power BI dashboards. Power BI rapportages zijn altijd per klant ontwikkeld om te zorgen voor optimale werking.

De dashboards zijn met name geschikt voor:
– Sales rapportages.
– Spend analyses.
– Openstaande posten debiteuren en crediteuren.
Voor financiële rapportages en overzichten vinden wij ‘PaginetedReport’ duidelijker en beter bruikbaar.
Onze dashboards worden één keer per dag bijgewerkt. Het is momenteel nog niet mogelijk tussentijds
te synchroniseren.

Gebruikers van de module Reporting vinden hier de onze standaard klassieke printbare management rapporten en eventuele maatwerk rapporten. Het grote voordeel van deze rapportages ten opzichte van Power BI rapportages is dat deze werken met de laatste data als u eerst met menu synchroniseer eest u data bijwerkt. Daarnaast zijn deze rapportage duidelijk leesbaar, printbaar en u kunt doorklikken naar de onderliggende details inclusief de gescande bijlages. 

De rapportages die wij o.a. beschikbaar hebben zijn:

  • Tussentijdse rapportages.
  • Management resultaat (Winst en verliesrekening met budget).
  • Balans.
  • Resultatenrekening, balans en indirect cashflow per maand.
  • Dashboard
  • Verkopen

Gebruikers van maatwerktoepassingen voor onderhoud/extra aanvullende gegevens voor Exact Online
via Power Apps vinden hier de speciaal ontwikkelde Power Apps.

Deze basismodule wordt gebruikt voor het coderen van het grootboek met onze Excel Controller
verdichting ten behoeve van onze standaard rapportages, zoals die onder andere te vinden zijn bij
‘Reporting’ (tussentijdse rapportage, balans, verkoop overzicht, resultatenrekeningen en
resultatenrekeningen met balans en indirect kasstroomoverzicht)
De voordeel van het coderen van het grootboek naar de Excel Controller verdichting (rapportage)
niveaus is drieledig:
1- Consolidatie. Toepassen en bulk kopiëren van onze standaard codering maakt het
eenvoudiger voor het samenvoegen van meerdere administraties.
2- Kosten. Het maken van maatwerkrapporten is veel eenvoudiger.
3- Updates. Nieuwe en bijgewerkte rapporten zijn direct bruikbaar.

In onderstaand scherm kan de gebruiker het coderen (koppelen) van het grootboek van een
administratie uitvoeren.

  1. Selecteert de administratie voor het koppelen aan onze standaard codering.
  2. Overzicht van de niet gekoppelde grootboekrekeningen.
  3. Selecteer de hoofdcode waaronder uw grootboekrekening valt. Deze hoofdverdichtingen kan
    niet aangepast worden. Hieronder staan de beschikbaar codes.
  4. Keuzelijst van de coderingen (subverdichting) van de hoofdcode. Voorbeeld: Selecteer code
    11 ‘vlottende passiva’ De volgende subverdichtingen zijn dan beschikbaar. De groepsnaam
    kan niet gewijzigd worden, de omschrijving van de subverdichting kan wel (bij 6) aangepast
    worden.

  5. Overzicht van de reeds gekoppelde grootboekrekeningen.
  6. Aanpassen van omschrijving in Nederlands en Engels van verdichting.

Het coderen (koppelen)
Selecteer aan de linkerkant de grootboekrekeningen die onder een bepaalde (hoofd)verdichting
vallen.
In dit voorbeeld zijn aan de linkerkant enkele MVA rekeningen geselecteerd, die gekoppeld moeten
worden aan ‘Inventaris Aanschaf’ (code 02.31). Selecteer eerst de hoofdcode 02 (Materiele vaste
activa | Fixed assets) en selecteer vervolgens code 02.31 (Inventaris Aanschaf | Inventory purchase).

Scroll vervolgens naar beneden naar de knop ‘Koppel 00300 aan 02.31’

Door nu op deze knop te klikken worden alle geselecteerde rekeningen gekoppeld aan 02.31.

Vervolgens worden de geselecteerde rekeningen rechtsonder in het scherm zichtbaar onder de kop
“Grootboeken met gekozen codering”.

Bij het koppelen van de grootboekrekeningen aan de de verdichtingen hebben we de mogelijkheid gemaakt om een eliminatie post in te geven.

Deze zijn voornamelijk bedoelt voor de balans rekeningen.  Bij alle dochtermaatschappij die u per verdichting aan te geven waar u wilt dat deze tegen weggaat lopen bij de holding of bij een andere dochter onderneming.

Dus geeft bij het eigen vermogen aan dat deze wegloopt tegen de post deelneming.

Dit herhaalt u voor Rekeningen couranten, leningen o/g, leningen u/g enzovoorts

Heeft u 50% deelnemingen of administraties in een ander pakket wij hebben hiervoor ook de benodigde oplossingen in huis.

Selecteer eigen vermogen post. 

Druk op Wijzig Eliminatie, selecteer de juiste tegen post.

En druk op Opslaan eliminatie.

Inhoud accordeon

Wij hebben in de reporting rapportages standaard ingebouwd, als het saldo van bijvoorbeeld de BTW te vorderen is ipv te betalen.
Dat deze dan automatische gepresenteerd wordt onder  05.30 ipv 11.49. 

Hieronder vindt u een lijst voor de activa rapportagescodes, met daarnaast de passiva rapportage als het saldo negatief is.

Hieronder vindt u een lijst voor de passiva rapportagescodes, met daarnaast de activa rapportage als het saldo possitief is.

Met de knop Bulk kan een bestaande codering eenvoudig kopiëren naar een andere administratie of
kan een bestaande codering in een administratie verwijderen worden.

  • Bij ‘Reset mapping doel administratie’ worden alle bestaande grootboekcoderingen van de
    administratie geselecteerd bij ‘Doel administratie’ verwijderd. De gebruiker kan hierna
    helemaal (opnieuw) coderen.
  • Bij Automatische mappen van de de doel administratie doet SolutionBI opbasis van omschrijving, type van de grootboekrekeningen zoveel mogelijk grootboekrekeningen automatische koppelen aan onze verdichting. Zodat u alleen nog hoeft te controleren en verfijningen in de rapportagesgroepen hoeft te mappen. 
  • Met RGS 3.2 is eigenlijk hetzelfde als hierboven maar dan gebruiken wij de RGS 3.2 mapping ipv van de grootboekrekeningen.
  • Met deze optie worden alleen de niet gekoppelde grootboek van de Doel administratie
    bijgewerkt met de gekoppelde grootboekrekeningen van de Bron administratie.
  • Met deze optie worden alleen de (aangepaste) omschrijvingen van de Doel administratie
    bijgewerkt met de omschrijvingen van de Bron administratie.
  • Met deze optie wordt alles (codering en omschrijvingen) van de Doel administratie bijgewerkt
    met die codering en omschrijvingen van de Bron administratie.

Voor de rapportages Tussentijds en Dashboards geven wij de mogelijkheid om tekstuele toelichting te geven bij de cijfers.
Ook kunnen wij dit gebruiken in eventuele eigen maand rapportages of in de combinatie met kostenplaatsen.

De opmerkingen worden opgeslagen in de database zodat ook eenvoudig terug kan kijken.

 

Wij hebben een module voor onze grotere klanten zodat zij zelf de gebruikers en rechten kunnen beheren.
Deze module is alleen bedoelt voor onze grotere klanten.

Hieronder ziet u een screenshot van alle gebruikers. 
De gebruiker die in dit scherm in mag kan zelf gebruikers toevoegen. 

Of van gebruikers de wachtwoorden vernietigen, inlogtoken opnieuw verstrekken of twee staps verificatie  intrekken.

Gebruikers aanmaken wees eigenlijk min of meer zichzelf.

Per gebruiker kunt u vervolgens aangeven welke rapportages deze mag inzien.

En welke administraties.

Het is mogelijk om door ons de rapportages aan te passen aan uw behoefte daarnaast doen wij ook maatwerkrapportages.

Iedere klant heeft een eigen Excel Controller database, beveiligd met een Excel Controller account +
wachtwoord en een IP beveiliging. De Excel Controller database is een MS SQL Azure database
(cloud) waar de Exact Online data opgeslagen wordt.
Deze koppeling met Exact Online is niet realtime. Via het synchroniseer proces worden de laatste
mutaties uit Exact Online gehaald (via de API van Exact Online) en verwerkt in de Excel Controller
database.
Afhankelijk van de toepassing moet de data binnen de toepassing nog vernieuwd worden. Zo moeten
gebruikers van MS Excel de ‘Vernieuwen’ cel dubbelklikken om de data in de draaitabellen en
datalijsten te vernieuwen met de Excel Controller database. Onze Power BI rapporten wordt op
gezette tijden automatisch bijgewerkt en de de Paginated rapporten werken rechtstreeks op de Excel
Controller database.

Ons bijwerk procedure is zeer snel en voldoet aan alle API eisen van Exact Online.
Excel Controller heeft aanvullende diensten voor het geautomatiseerde synchronisatie.